Protokół zdawczo-odbiorczy to nieodzowny element każdej umowy leasingowej. Dokument ten zwyczajowo powinien zostać podpisany praktycznie na samym końcu procedury leasingowej (zaraz po wydaniu przedmiotu leasingobiorcy), ale większość doradców stara się nieco uprościć sobie pracę podpisując protokół wcześniej (przy podpisaniu dokumentów leasingowych z klientem). Jeśli kiedykolwiek zastanawiałeś się jak powinna wyglądać prawidłowa kolejność oraz jakie mogą być konsekwencje wcześniejszego złożenia podpisów to ten artykuł jest zdecydowanie dla Ciebie. Zapraszam do lektury!

Czym jest protokół zdawczo-odbiorczy w leasingu?

Na początek może kilka słów na temat tego, czym jest protokół zdawczo-odbiorczy w leasingu. Jak sama nazwa wskazuje protokół jest poświadczeniem przekazania leasingowanego przedmiotu z rąk dostawcy na ręce leasingobiorcy. Przy leasingu operacyjnym dokument ten stanowi integralną część dokumentacji leasingowej, choć na rynku znaleźć można firmy, które owego dokumentu nie stosują przy pojazdach o DMC do 3,5t.

W protokole znaleźć możemy:

  • Dane stron (w zależności od firmy leasingowej protokół może być 2 stronny – dane leasingodawcy oraz leasingobiorcy lub trójstronny – dane leasingodawcy, leasingobiorcy oraz dostawcy) – każda ze stron będzie zobligowana do złożenia podpisu na protokole
  • Informacje ogólne dotyczące głównie: odniesienia się dokumentu do wcześniej podpisanej umowy leasingu, przekazania przedmiotu oraz informacji, że odbierający zapoznał się ze stanem technicznym przedmiotu i nie wnosi do niego jakichkolwiek zastrzeżeń oraz daty wydania przedmiotu
  • Szczegółowe informacje dotyczące identyfikacji finansowanego przedmiotu – np. dla auta są to: rodzaj auta, marka, model rok produkcji, numer VIN
  • Stosowne podpisy wszystkich stron

Warto nadmienić, że protokół-zdawczo odbiorczy nie należy mylić z protokołem odbioru technicznego przedmiotu leasingu (stosowany przy finansowaniu maszyn i urządzeń). Są to dwa różne dokumenty. Protokół odbioru technicznego podpisywany jest przed wystawieniem faktury zakupowej i stanowi potwierdzenie dla leasingodawcy, że klient jest świadom tego, jaki przedmiot (łącznie ze stanem technicznym) chce sfinansować. Protokół zdawczo-odbiorczy z kolei stanowi potwierdzenie odbioru wcześniej zamówionego przedmiotu od dostawcy.

Reasumując protokół zdawczo-odbiorczy w leasingu stanowi potwierdzenie dla wszystkich stron, że leasingobiorca przejął finansowany przedmiot do użytkowania. Przed podpisaniem owego dokumentu powinniśmy, więc sprawdzić czy przedmiot jest zgodny z wcześniejszym zamówieniem, sprawdzić jego stan techniczny oraz czy przedmiot nie ma jakichkolwiek wad. Podpisanie protokołu przed faktycznym odbiorem przedmiotu jest z punktu formalnego poświadczeniem nieprawdy i może mieć przykre konsekwencje. Osobiście odradzam, więc jego podpisywanie awansem.

Wzór protokołu zdawczo-odbiorczego z jednej z popularnych firm leasingowych znajdziecie poniżej:

Kiedy powinniśmy podpisać protokół zdawczo-odbiorczy?

Odpowiedź nasuwa się sama – po fizycznym odbiorze leasingowanego przedmiotu najlepiej w obecności wszystkich ze stron. Tak przynajmniej powinno wyglądać to w teorii. A jaka jest praktyka w tym zakresie? Zgoła inna. Większość doradców leasingowych próbuje podpisać protokoły w momencie podpisania umowy leasingowej. Proszą o podpisanie dokumentów bez wpisywania daty – tą uzupełniają w momencie faktycznego przekazania przedmiotu. 

Dlaczego? Gdyż takie rozwiązanie jest z ich perspektywy wygodne i stanowi sporą oszczędność czasu. Nie muszą, bowiem fatygować się wraz z klientem do dostawcy celem odbioru przedmiotu lub nie muszą później łapać ponownie klienta (a z tym bywa również różnie). Nie doszukiwałbym się również w tym zachowaniu jakiegoś drugiego dna i próby oszukania kogokolwiek, niemniej jednak takie działanie jest obarczone pewnego rodzaju ryzykiem. Ale o nim szczegółowo za chwilę.

Podsumowując protokół zdawczo-odbiorczy należy wypełnić i podpisać dopiero przy dostawie przedmiotu leasingu. Jeśli nasz doradca nalega na jego podpisanie wcześniej zawsze możesz grzecznie odmówić i obiecać, że dostarczysz owy dokument do niego zaraz po tym jak odbierzesz przedmiot od dostawcy.

Co może pójść nie tak?

Wcześniejsze podpisanie protokołu zdawczo-odbiorczego może się okazać ryzykowne. Grzesiek nie strasz, nie strasz, bo się zes… Spójrz jednak na sprawę z nieco szerszej perspektywy. Wcześniejsze podpisanie protokołów zdawczo-odbiorczych zakłada, że wszystko poszło jak należy i że leasingobiorca nie ma do przedmiotu jakichkolwiek zastrzeżeń. A co jeśli będzie inaczej?

Może się okazać, że przedmiot finansowania różni się parametrami od tego, który był zamówiony przez klienta (inny przedmiot niż wynika to z dokumentacji), co może powodować na przykład brak możliwości skutecznej windykacji takiego przedmiotu przez finansującego. Warto, więc przed odbiorem przedmiotu dokładnie sprawdzić jego numer VIN / numer seryjny oraz zweryfikować czy ten ma stosowne wyposażenie. Przedmiot może również posiadać wady (przecież te mogą powstać w tzw. międzyczasie pomiędzy podpisaniem umowy a odbiorem przedmiotu). Wcześniejsze podpisanie protokołu może spowodować trudności w ich likwidacji.

A co jeśli jednak pojawią się niezgodności?

Niezależnie od kalibru uchybień zawsze możemy na nie odpowiednio zareagować. Jeżeli będziemy mieli do czynienia z błahostkami typu literówka w numerze VIN czy numerze seryjnym dokument ten może zostać poprawiony. Korektę robi się zazwyczaj poprzez skreślenie i parafowanie przez wszystkie ze stron (większość leasingodawców daje klientom taką możliwość). Kiedy okaże się, że przedmiot będzie miał wady, wówczas należy odmówić podpisania protokołu. Należy wówczas zwrócić się do dostawcy celem ich wyeliminowania. W ekstremalnych sytuacjach, kiedy sprzęt nie odpowiada zamówionemu przedmiotowi leasingodawca może odstąpić od umowy z dostawcą. Wtedy konieczne staje się złożenie zawiadomienia o popełnieniu przestępstwa oszustwa, w którym czynny udział brał dostawca, przedstawiciel handlowy lub leasingobiorca.

Jak widać można sobie zaoszczędzić mnóstwo niepotrzebnego stresu i kłopotów, jeśli tylko zdecydujemy się na podpisanie protokołu zdawczo-odbiorczego w odpowiednim czasie.

Podsumowanie

Wychodząc z założenia, że lepiej jest zapobiegać jak leczyć moim skromnym zdaniem warto wstrzymać się z podpisaniem protokołu zdawczo-odbiorczego w leasingu do momentu faktycznego odbioru przedmiotu. Wszystko się może zdarzyć (tak jak w tej piosence) i nawet chwilę przed wydaniem auto może zostać uszkodzone na placu. Pewnie w takiej sytuacji nawet wcześniej podpisany protokół zostałby zniszczony lub zmodyfikowany. Jednak po co sobie uprzykrzać życie.