Protokół odbioru technicznego w leasingu bardzo często mylony jest przez klientów z protokołem zdawczo odbiorczym przedmiotu finansowania. Pomimo sporego podobieństwa są to dwa różne dokumenty występujące na różnych etapach zawarcie umowy leasingowej. W dzisiejszym krótkim wpisie opiszę, czym jest właściwie protokół odbioru technicznego, w jakich okolicznościach i dlaczego firmy leasingowe go stosują. Zainteresowany? Zapraszam do lektury.

Czym jest protokół odbioru technicznego w leasingu?

Protokół odbioru technicznego w leasingu stanowi swego rodzaju potwierdzenie znajomości finansowanego przedmiotu leasingu. Leasingobiorca za pomocą wcześniej wspomnianego protokołu upewnia się, że klient w pełni świadomie podejmuje decyzję o sfinansowaniu takiego a nie innego przedmiotu. Mam tutaj na myśli poszczególne parametry danego przedmiotu, elementy dodatkowe czy jego stan techniczny.

Posłużę się moim ulubionym przykładem firmy działającej w branży spożywczej, która zgłasza się do leasingobiorcy z wnioskiem o sfinansowanie maszyny  do produkcji makaronu. Firma ma w swojej ofercie makaron do spaghetti, łazanki i nitki cienkie. Po przeprowadzonych rynkowych badaniach zdecydowano się na otworzenie linii produkującej makaron świderki. Przy zawarciu umowy leasingu firma podpisała protokół odbioru technicznego na maszynę produkującą taki właśnie typ makaronu. Kilka miesięcy po uruchomieniu produkcji okazało się, że jednak konsumenci zakochali się w kolankach i taki makaron schodzi z półek, a producent jest niepocieszony. Tym zabiegiem firma leasingowa zabezpieczyła swoje interesy, jeżeli doszłoby do sytuacji, w której leasingobiorca zacząłby kwestionować zgodność przedmiotu z zamówieniem. Mógłby użyć wówczas stwierdzenia, że przecież chodziło mu o kolanka a nie świderki.

Oczywiście powyżej opisana sytuacja jest mocno przejaskrawiona jednak może dojść do sytuacji, w której leasingobiorca będzie z jakiś przyczyn niezadowolony z finansowanego przedmiotu. Pamiętajmy jednak fundamentalną zasadę w leasingu – zawsze to klient wybiera przedmiot finansowania oraz dostawcę, od którego przedmiot chce nabyć. Firma leasingowa nie będzie kwestionowała wyborów klienta, jak również nie będzie wnikała w jego konkretne potrzeby.   

 

Dla jakich przedmiotów stosowany jest protokół odbioru technicznego w leasingu?

Protokół odbioru technicznego w leasingu (zamiennie można spotkać również nazwę oświadczenie odbioru technicznego) stosowany jest w przypadku finansowania maszyn i urządzeń. Dokumentu tego nie spotkamy w przypadku najpopularniejszych przedmiotów, jakimi są pojazdy. W przypadku aut nie mamy do czynienia z aż tak dużą skalą skomplikowania przedmiotu lub przystosowania go do indywidualnych potrzeb danego klienta.

Na jakim etapie podpisywany jest protokół odbioru technicznego?

Protokół odbioru technicznego w leasingu podpisywany z reguły w momencie podpisania samej umowy leasingowej. Z racji tego, że dokument ten dotyczy maszyn i urządzeń, a ścieżka uruchomienia umowy jest w odniesieniu do pojazdów zdecydowanie szybsza, dokument ten podpisuje się przed wystawieniem zamówienia na fakturę. Firma leasingowa nie wystawi zamówienia na fakturę za dany przedmiot, jeśli nie będzie miała pewności czy klient go akceptuje. Dopiero po potwierdzeniu tego faktu na piśmie, leasingodawca zdecyduje się na wystawienie zamówienia na fakturę. Po jej otrzymaniu na zapłatę do dostawcy.

Co się stanie, jeśli odmówię podpisania protokołu odbioru technicznego?

W krótkich żołnierskich słowach – umowa leasingu nie uruchomi się i tym samym nie dojdzie do skutku. Innymi słowy jest to pewnego rodzaju bezpiecznik (dla obu stron) przed zawarciem umowy na przedmiot, który nie spełnia naszych potrzeb czy oczekiwań. 

Często spotykam się z obawami klientów przed jego podpisaniem. Absolutnie nie ma się, czego bać, jeśli wcześniej faktycznie dokonało się oględzin przedmiotu i nie ma się do niego jakichkolwiek zastrzeżeń. Pamiętajmy, że jeszcze przed nami będzie odbiór przedmiotu, a co za tym idzie jeszcze na tym etapie jesteśmy w stanie zgłosić ewentualne zastrzeżenia (a nawet nie podpisać protokołu zdawczo – odbiorczego).

Jakie zapisy zawiera protokół odbioru technicznego?

Dokument ten podpisywany jest jednostronnie przez klienta i z reguły zawiera następujące dane:

  • leasingobiorcy
  • dostawcy przedmiotu
  • samego przedmiotu (marka, model, rok produkcji, numer fabryczny / seryjny)
  • krótkie oświadczenie

W treści oświadczenia na protokole z kolei znajdziemy oświadczenie ze strony leasingobiorcy, że jest on świadom tego, jaki zamawia przedmiot wraz z wyposażeniem dodatkowym, jest kompletny, nie ma jakichkolwiek wad fabrycznych oraz że przedmiot jest sprawny technicznie. Ten ostatni element ważny jest zwłaszcza w kontekście przedmiotów używanych. Jak nietrudno się domyślić zawsze przed podpisaniem owego dokumentu powinniśmy obejrzeć i sprawdzić przedmiot, który chcemy sfinansować.

Przykład dokumentu od jednej z popularnym firm leasingowych poniżej (przepraszam za słabą, jakość):

Czym różni się protokół odbioru technicznego od protokołu zdawczo odbiorczego?

Dokumenty te są do siebie bardzo podobne i nawet zawierać mogą podobne zapisy czy też oświadczenia. Różnica polega na tym, że protokół odbioru technicznego stanowi swego rodzaju bilet do dalszego etapu umowy. Bez niego niestety dalsza podróż nie jest możliwa.

Pamiętajmy, że każdy z nich stanowi potwierdzenie stanu rzeczywistego na dzień jego podpisania. I tak, jeśli podpiszemy protokół odbioru technicznego, leasingodawca uruchomi leasing, a z maszyną coś się stanie niedobrego – to zawsze możemy zakwestionować odbiór przedmiotu i wymagać od dostawcy usunięcia jego usterek czy też wad.

Podsumowanie

W leasingu jak i w życiu warto podejmować odpowiedzialne i przemyślane decyzje. Jeśli chcesz sfinansować leasingiem maszynę bądź też urządzenie zastanów się dwa razy czy faktycznie taki przedmiot jest Ci niezbędny do prowadzenia biznesu. Zweryfikuj również stan techniczny przedmiotu przed podpisaniem umowy leasingowej (wraz z protokołem odbioru technicznego). Zrób to samo przy odbiorze przedmiotu od dostawcy. Daleko idąca ostrożność jest zdecydowanie bardziej opłacalna niż późniejsze dochodzenie swoich praw.